Типовое решение «Делопроизводство»

Типовое решение «Делопроизводство» на платформе OPTIMA-WorkFlow предназначено для автоматизации функций ведения делопроизводства и обеспечивает обработку документов на протяжении всего жизненного цикла — от создания проекта документа до его списания в архив.

75 000 руб.

  Купить

 

Движение документов организовано по «свободной маршрутизации», что позволяет пользователю самому определять адресатов документа, в качестве которых могут выступать как подразделения, так и сотрудники организации. Решение предоставляет удобные и максимально простые механизмы для обработки документа. Работа пользователей сопровождается подробными инструкциями на каждом этапе.

В рамках типового решения автоматизируются следующие категории документов:

• входящая корреспонденция;
• исходящая корреспонденция;
• организационно-распорядительные документы;
• документы внутренней переписки.

Типовое решение "Делопроизводство" на платформе OPTIMA-WorkFlow (.pdf, 1,56 Мб)

О разработчике:

Компания «СЭДКОМ», «серебряный» партнер Optima software, предоставляет услуги по разработке, внедрению и сопровождению систем управления документами на платформе OPTIMA-WorkFlow, а также специализируется на разработке типовых решений и отраслевых решений для страховых и факторинговых компаний.

Рабочее место пользователя

После запуска клиентского приложения OPTIMA-WorkFlow на экране отобразится главное окно решения — рабочее место пользователя:

Главное окно решения содержит главное меню, панель инструментов и рабочее поле.

Главное меню содержит пункты и подпункты, выбор которых обеспечивает доступ ко всем режимам работы системы и позволяет выполнить необходимые настройки. Панель инструментов содержит кнопки, функциональность которых дублирует команды главного меню.

Рабочее поле главного окна разделено на несколько областей:

• Представления документов — представляет собой журналы документов, отобранные по заданным критериям
• Опись документов — представляет собой таблицу, отображающую краткую информацию по документам
• Фильтр описи документов — обеспечивает фильтрацию документов по системных реквизитам
• Область просмотра — отображает детальную информацию по документу, выделенному в описи документов.

Входящая корреспонденция

Подсистема «Входящая корреспонденция» решения «Делопроизводство», предназначена для работы с входящими документами (входящие письма от юридических лиц, телеграммы, факсы, обращения граждан).

Процесс обработки входящей корреспонденции может включать следующие этапы:

• Регистрация документа;
• Рассмотрение документа;
• Исполнение / Ознакомление;
• Списание документа в архив.

Регистратором входящего документа является сотрудник отдела канцелярии (общего отдела, экспедиции или другого структурного подразделения, выполняющего данные функции).

Для создания регистрационной карточки входящего документа необходимо выбрать пункт меню «Входящий документ» в Мастере создания документов на панели инструментов.

На этапе регистрации документа пользователю доступны следующие закладки карточки: «Основная», «Движение документа», «Резолюции» и «Связанные документы».

Регистрационная карточка входящего документа содержит следующие реквизиты:

Закладка «Основная»:

• Вид документа — вид входящего документа;
• Состояние — текущий статус документа;
• Рег. номер — регистрационный номер документа;
• Дата регистрации — дата регистрации документа;
• Регистратор — ФИО сотрудника, зарегистрировавшего документ;
• Гриф — уровень доступа к документу;
• Срок исполнения — плановая дата исполнения;
• Дата отправки — дата отправки документа корреспондентом;
• Вид доставки — способ доставки документа;
• Кол-во экз. — количество экземпляров документа;
• Листов, + — количество листов и количество приложений;
• Заголовок — краткое описание входящего документа
• Корреспондент — отправитель документа, исходящий номер, дата и Ф.И.О. подписанта;
• Адресат — подразделение, ФИО и должность сотрудника.

Закладка «Движение документа» — содержит интерфейсные элементы, обеспечивающие выбор адресатов (сотрудники и\или подразделения компании) и просмотр истории движения документа.

Закладка «Резолюции» — содержит интерфейсные элементы, обеспечивающие работу с резолюциями и просмотр истории резолюций.

Закладка «Связанные документы» — содержит интерфейсные элементы, обеспечивающие функции установки связей между документами и передачу документа в архив.

Для присвоения регистрационного номера входящему документу необходимо нажать кнопку «№». Регистрационный номер документа проставляется автоматически, в поле «Регистратор» будет выбран сотрудник, выполнивший данную функцию.

Для направления документа адресатам необходимо нажать кнопку «Далее» или перейти на вкладку «Движение документа». Выбрать получателей документа и при необходимости выдать задания.

Для каждого адресата документа в колонке «Задание» предоставляется возможность выбрать одно из значений:

• на ознакомление — не требуется никаких дополнительных действий;
• на рассмотрение — необходимо рассмотреть документ, внести резолюцию и выдать поручения исполнителям;
• на исполнение — необходимо исполнить документ, например подготовить проект исходящего документа.

Для рассмотрения документа необходимо открыть карточку в описи документов.

В заголовке окна отображен тип задания — «На рассмотрении». На закладке «Основная» внесены реквизиты документа. Возможно ознакомиться с прикрепленным электронным образом документа. В поле «Резолюция» необходимо внести резолюцию руководителя.

При нажатии кнопки «Поручения» откроется интерфейсное окно со списком выданных поручений. Возможно создать новые поручения или ознакомиться с комментариями исполнителей, принять результаты ранее выданных поручений.

Для исполнения поручения по документу исполнителю необходимо установить фактическую дату исполнения и при необходимости внести комментарии для автора поручения. После исполнения всех поручений документ будет автоматически помечен как исполненный.

Списание документа в архив выполняется сотрудниками структурных подразделений или архивной службы. Для списания документа необходимо поместить его в соответствующее дело из номенклатуры дел. Документ автоматически будет переведен в состояние «В архиве».

Исходящая корреспонденция

Подсистема «Исходящая корреспонденция» решения «Делопроизводство», предназначена для работы с исходящими документами.

Процесс обработки исходящей корреспонденции состоит из следующих этапов:

• Подготовка проекта документа;
• Согласование проекта документа путем визирования;
• Утверждение документа (подписание документа);
• Регистрация документа;
• Отправка документа адресатам;
• Списание документа в архив.

Инициатором исходящего документа может являться любой сотрудник компании, зарегистрированный в Системе электронного документооборота.

Для создания регистрационной карточки входящего документа необходимо выбрать пункт меню «Исходящий документ» в Мастере создания документов на панели инструментов.

Регистрационная карточка исходящего документа содержит следующие реквизиты:

Закладка «Основная»:

• Вид документа — вид исходящего документа;
• Состояние — текущий статус документа;
• Рег. номер — регистрационный номер документа;
• Дата регистрации — дата регистрации документа;
• Регистратор — ФИО сотрудника, зарегистрировавшего документ;
• Гриф — уровень доступа к документу;
• Срок исполнения — плановая дата подготовки документа;
• Дата отправки — дата отправки документа адресатам;
• Вид доставки — способ доставки документа;
• Кол-во экз. — количество экземпляров документа;
• Листов, + — количество листов и количество приложений;
• Заголовок — краткое описание исходящего документа;
• Инициатор \ Подписант — Ф.И.О. и должность сотрудника — инициатора документа, Ф.И.О. и должность подписанта документа;
• Адресат — названия организаций, ФИО и должности получателей документа.

Закладка «Движение документа» — содержит интерфейсные элементы, обеспечивающие выбор адресатов (сотрудники и\или подразделения компании) и просмотр истории движения документа.

Закладка «Резолюции» — содержит интерфейсные элементы, обеспечивающие работу с наложенными визами и просмотр истории визирования.

Закладка «Связанные документы» — содержит интерфейсные элементы, обеспечивающие функции установки связей между документами и передачу документа в архив.

Для направления документа адресатам необходимо нажать кнопку «Далее» или перейти на вкладку «Движение документа». Выбрать получателей документа и при необходимости выдать задания.

Для каждого адресата документа в колонке «Задание» предоставляется возможность выбрать одно из значений:

• на ознакомление — не требуется никаких дополнительных действий;
• на согласование — необходимо наложить визу на проект документа;
• на исполнение — необходимо исполнить выданное задание \ поручение.

Согласование проекта документа выполняется путем визирования. Для согласования документа необходимо открыть карточку документа в описи документов.

В заголовке окна отображен тип задания — «На согласование». На вкладке «Основная» внесены реквизиты документа. Возможно ознакомиться с прикрепленным проектом документа. Для визирования документа необходимо нажать кнопку «Далее» или перейти на закладку «Резолюции». В поле выбрать решение («Согласовано» / «Не согласовано»), при необходимости внести комментарии к решению и нажать кнопку «Решение».

Для дополнительного согласования документа (например, с непосредственными подчиненными) необходимо перейти на закладку «Движение документа» и направить документ адресатам с соответствующими заданиями.

Документ на подписание направляется инициатором документа. Для утверждения документа необходимо нажать кнопку «Далее» или перейти на закладку «Резолюции». В поле выбрать решение («Согласовано» / «Не согласовано»), при необходимости внести комментарии к решению и нажать кнопку «Подписать». В случае положительного решения документ автоматически будет переведен в состояние «Подписан» и направлен на регистрацию, иначе — возвращен инициатору.

Регистрация документов выполняется сотрудниками соответствующего подразделения (общего отдела, экспедиции или другого структурного подразделения, выполняющего данные функции). Для присвоения регистрационного номера исходящему документу необходимо нажать кнопку «№». Регистрационный номер документа проставляется автоматически, в поле «Регистратор» будет выбран сотрудник, выполнивший данную функцию.

Списание документа в архив выполняется сотрудниками структурных подразделений или архивной службы. Для списания документа необходимо поместить его в соответствующее дело из номенклатуры дел. Документ автоматически будет переведен в состояние «В архиве».

Организационно-распорядительные документы

Подсистема «Организационно-распорядительные документы» решения «Делопроизводство» предназначена для работы с организационными и распорядительными документами. Процесс обработки организационно-распорядительных документов состоит из следующих этапов:

• Подготовка проекта документа;
• Согласование проекта документа путем визирования;
• Утверждение документа (подписание документа);
• Регистрация документа;
• Рассылка документа на ознакомление и исполнение;
• Списание документа в архив.

Работа с карточкой организационно-распорядительного документа на вышеперечисленных этапах аналогична работе с карточкой исходящего документа.

Документы внутренней переписки

Подсистема «Документы внутренней переписки» решения «Делопроизводство», предназначена для работы с внутренними документами. Процесс обработки состоит из следующих этапов:

• Подготовка проекта документа;
• Согласование проекта документа путем визирования;
• Принятие решения (подписание документа).

Работа с карточкой внутреннего документа на вышеперечисленных этапах аналогична работе с карточкой исходящего документа.

Отчетность

В решении «Делопроизводство» реализованы следующие отчеты:

• Реестр входящих документов;
• Реестр исходящих документов;
• Реестр распорядительных документов;
• Реестр документов внутренней переписки;
• Лист визирования;
• История движения документа;
• Поручения по документу;
• Графический отчет «Сводка о количестве зарегистрированных документов».

В реестрах документов отражаются все документы зарегистрированные в заданный период. Выводятся в виде списка с основными реквизитами — вид документа, регистрационный номер, дата регистрации, наименование корреспондента и т.д.

 

Отчет «Лист визирования» формируется для конкретного документа и отражает список решений вынесенных визирующими лицами.

 

Графический отчет «Типы регистрируемых документов», в виде круговой диаграммы, отражает количество зарегистрированных документов в заданный период и процентное отношение между различными категориями документов.

Отчет «История движения документа» формируется для конкретного документа и подробно отражает движение документа внутри компании.