Клиентские приложения

Web-клиент

Приложение «Web-клиент» разработано для компаний, имеющих территориально-распределенную структуру, удаленные офисы, а также для работы «мобильных» пользователей — доступ к корпоративному документообороту OPTIMA-WorkFlow осуществляется с любого компьютера через сеть Internet (Intranet).

Работа в приложении «Web-клиент» происходит в режиме реального времени. Пользователь обладает тем же набором прав доступа к информации, теми же полномочиями, что и в «толстом» клиенте — приложении «Клиент системы».

«Web-клиент» во многом повторяет внешний вид и приемы работы приложения «Клиент системы», но существенно доработан с точки зрения простоты, наглядности и удобства применения для пользователей OPTIMA-WorkFlow.

«Web-клиент» — это полнофункциональное клиентское приложение OPTIMA-WorkFlow, в нем реализованы все наиболее востребованные функции «толстого» клиента, часть из которых значительно оптимизирована.

«Web-клиент» реализован с использованием самых современных технологий Microsoft ASP.NET и SilverLight, и является высокопроизводительным и масштабируемым клиент-серверным приложением. В качестве веб-браузера для «тонкого клиента» могут выступать Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Google Chrome и Apple Safari.

При использовании «Web-клиента» существенно сокращаются затраты на эксплуатацию и обновление системы, т. к., в отличие от традиционного Windows-приложения, «тонкий» клиент не требует установки дистрибутива OPTIMA-WorkFlow на рабочие станции пользователей.

См. также:

• Windows-клиент

 

Windows-клиент

Входит в состав Базового пакета OPTIMA-WorkFlow

Приложение представляет собой автоматизированное рабочее место сотрудника, участвующего в документообороте, то есть выполняющего функции создания и редактирования документов и регистрационных карточек к ним.

«Windows-клиент» обладает следующими возможностями по работе с документами:

• создание и обработка документов, выполняющихся по заданным моделям процессов или в рамках свободной маршрутизации;
• регистрация документов в соответствии с заранее созданными формами регистрации (регистрационными карточками);
• создание документа:
  • любыми OLE-стандартизованными приложениями (Microsoft Word, Excel и т.д.);
  • по шаблону;
  • по сценарию (создание нового документа по клику/сочетанию клавиш);
  • методом сканирования;
  • из файла, размещенного в файловой системе;
  • создание подшивки документов (набора файлов);
  • создание серии документов;
• автоматическое сохранение версии документа после его обработки;
• «рассылка» — перевод документа на следующий этап обработки в соответствии с моделью процессов или возврата входящих документов на шаг назад для доработки;
• гибкая маршрутизация — возможность выполнения пользователем одноуровневой рассылки документа (на один этап вперед), не оговоренной моделью процессов;
• копирования заполненной карточки документа;
• фиксация информации о нахождении бумажного документа;
• организация ссылок на другие документы;
• списание документа в дело номенклатуры дел;
• наложение резолюции по документу;
• вынесение решения по документу в процессе согласования документа;
• наложение электронно-цифровой подписи (ЭЦП) на вложенный в карточку, документ (файл), резолюцию и решение по документу;
• шифрование вложенного файла/подшивки файлов;
• публикация документа на доступные доски объявлений;
• оповещение пользователей о поступивших к ним на обработку документах и поручениях.

Развитые средства поиска документов:

• поиск документов и их версий по свойствам, значениям полей регистрационной карточки и по контексту;
• сохранение коллекции поисковых запросов;
• поиск документов по образцу заполнения регистрационных карточек (QBE — Query By Example).

Отчетность на основе данных системы с использованием средств SAP Crystal Reports и Microsoft Reporting Services:

• параметрические отчеты (с вводом параметров);
• отчеты на основе отобранных в описи документов, по результатам поиска;
• отчеты по полям регистрационных карточек;
• использование деловой графики.

Другие функциональные возможности:

• ведение номенклатуры дел;
• печать конвертов;
• создание поручений по документу и без привязки к документу и контроль над ходом исполнения;
• работа пользователя в режиме замещения руководителя;
• работа пользователя в режиме «Секретарь» (обработка почты руководителя, если руководитель не работает в системе).

Настройка интерфейса (визуализация) и другие настройки в «Windows-клиенте»:

• настройка параметров извещений о документах, поступивших на обработку, и поручениях;
• настройка пользовательских представлений, содержащих рубрикаторы для требуемой группировки доступных документов, фильтры для обеспечения выборок необходимых документов и настраиваемые описи документов для отображения необходимых свойств документов и данных из регистрационных карточек документов;
• настройка пользователем шаблонов запросов по образцу заполнения регистрационных карточек

и многое другое.

В состав приложения входит «Подшивка документов», которая используется в регистрационных карточках документов для вложения группы файлов, объединённых в иерархическую структуру (дерево папок, в которых хранятся документы различных форматов).

См. также:

• Web-клиент

Средства настройки и администрирования

Входят в состав Базового пакета OPTIMA-WorkFlow

Администратор системы

Приложение предназначено для администрирования системы и обладает следующими функциональными возможностями:

• управление:
  • организационной структурой организации;
  • организационной иерархии организации;
  • учетными записями пользователей;
  • профилями прав пользователей;
  • правами доступа к информации;
  • функциональными полномочиями пользователей;
  • рабочими хранилищами документов и досками объявлений;
  • группами исполнителей поручений и их составом;
  • типовыми списками рассылки документов.
• инвентаризация объектов хранения.
• настройка способов функционирования системы:
  • методов использования ключей СКЗИ и алгоритмов криптографических преобразований;
  • использование сервера индексирования и морфологического анализа текстов;
  • методов аутентификации пользователей.

Технолог системы

Приложение представляет собой рабочее место сотрудника, занимающегося настройкой системы, и обладает следующими функциональными возможностями:

• ведение нормативно-справочной информации:
  • словарей;
  • справочника организаций и физических лиц;
  • справочника типовых рассылок;
  • справочника почтовых тарифов;
• ведение библиотек:
  • унифицированных форм (шаблонов) документов;
  • макетов форм отчетности;
  • стандартных формулировок решений;
  • шаблонов извещений (по электронной почте) о событиях в жизненном цикле обработки документов;
  • шаблонов извещений (по электронной почте) по поручениям;
• управление:
  • описью категорий документов;
  • пользовательскими сценариями создания документов;
  • настройками методов представления данных у пользователей (рубрикаторов, наборов полей в описи версий, фильтров);
  • поисковыми запросами по образцу заполнения регистрационных карточек;
  • настройками сканирования;
• проектирование:
  • форм регистрационных карточек;
  • моделей деловых процессов обработки документов;
• печать штрих-кодов.

Диспетчер системы

Приложение предназначено для контроля хода выполнения деловых процессов создания, обработки или согласования документов, вовлеченных в документооборот, и обладает следующими функциональными возможностями:

• контроль выполнения процесса:
  • визуализация текущего состояния процессов;
  • обзор всех зарегистрированных в системе процессов в разрезе принадлежности их к моделям процессов;
  • формирование описи всех приписанных к выбранному процессу версий объектов обработки, с указанием их свойств и отображением статуса.
• оповещение о текущем состоянии процесса;
• определение «критических путей» в модели;
• определение вероятного времени завершения процесса;
• формирование хронологического дерева истории обработки объекта;
• формирование статистических и аналитических отчетов;
• отображение результатов выполнения процесса в виде диаграмм Ганта;
• формирование календаря рабочего времени;
• поиск документов по образцу заполнения карточек.

Роботы (автоматические обработчики)

Системное приложение выполняет заданные автоматические процедуры по установленному расписанию и обладает следующими функциональными возможностями:

• хранение и визуализация списка роботов (автоматических обработчиков), снабженного сведениями о свойствах робота и его текущем статусе;
• обеспечение регулярного автоматического запуска роботов, в соответствии с их параметрами;
• ручной запуск роботов в случае возникновения такой необходимости;
• отображение подробного журнала действий, выполненных роботом во время обработки;
• создание и модификация роботов, выполняющих обработку объектов документооборота в соответствии с установленными параметрами (импорт, экспорт, индексирование и т.д.).
• выполнение необходимых настроек приложения (конфигурации Microsoft Outlook, создание адресной книги, набора шаблонов почтовых сообщений, программ упаковки данных — архиваторов).

Монитор системы

Входит в состав Базового пакета OPTIMA-WorkFlow

Приложение обеспечивает возможности отслеживания состояния работающих приложений системы и используемых ими ресурсов, осуществляет управление регистрацией событий и ведением системного журнала, контроля использования лицензий. Под управлением «Монитора системы» выполняется запуск и функционирования сервиса «Менеджер ресурсов», которое осуществляет контроль использования и освобождение заблокированных ресурсов в случае аварийного завершения использующих их приложений системы.

Интерфейс взаимодействия со средствами криптографической защиты

OPTIMA-WorkFlow обеспечивает использование средств криптографической защиты информации (СКЗИ), в т. ч. электронную цифровую подпись (ЭЦП), осуществляя шифрование / расшифрование документов, формирование / верификацию электронной цифровой подписи авторов документов и резолюций.

Доступ из пользовательских приложений OPTIMA-WorkFlow к СКЗИ (ЭЦП), реализованным как Cryptography Service Provider (CSP), осуществляется через стандартный криптографический интерфейс Microsoft CryptoAPI. Так, совместно с платформой могут использоваться CSP, основанные на российских криптографических алгоритмах и сертифицированные установленным порядком для применения в Российской Федерации: КриптоПро CSP, Signal-COM CSP, LISSI-CSP и т. д.

Интеграция платформы OPTIMA-WorkFlow с публичными, корпоративными или ведомственными удостоверяющими центрами (УЦ) осуществляется в рамках процедур управления, установленных для пользователей инфраструктуры открытых ключей (PKI). В рамках этих процедур УЦ производит регистрацию пользователей системы управления документами и выпускает сертификаты открытых ключей шифрования и ЭЦП.

В процессе эксплуатации системы со стороны УЦ осуществляется управление ключами пользователей OPTIMA-WorkFlow, в рамках которого предусматривается возможность отзыва ранее выпущенных сертификатов ключей, перевыпуск (обновление) сертификатов, выпуск документов управления сетью шифрованной связи, реализуемой системой.

Дополнительные компоненты

Для расширения функциональности системы Вы можете приобрести дополнительные компоненты OPTIMA-WorkFlow, а также программное обеспечение для разработки отчетности, сканирования и полнотекстового поиска документов.

Рабочее место руководителя на Apple iPad

 

В качестве рабочего места руководителя в системе управления документами на платформе OPTIMA-WorkFlow используется приложение iDecide Documents компании Flexis, позволяющее принимать решения по документам и осуществлять управление бизнесом с помощью планшета Apple iPad.

«Для наших клиентов очень важно получать доступ к управленческой информации и принимать решения вне зависимости от того, находятся они в офисе или за его пределами, — комментирует новый продукт Дмитрий Старостин, Генеральный директор Optima software, — iDecide дает им такую возможность. Это решение интегрирует в себе модули многих корпоративных приложений, что обеспечивает руководителей эффективным мобильным инструментом для принятия управленческих решений в удаленном режиме».

«Наша стратегическая задача — предоставить руководителям эффективный мобильный доступ к существующим в их организациям корпоративным системам, тем самым давая возможность удобнее и эффективнее работать с привычными данными и процессами, — поясняет Андрей Ерохин, Директор по продажам компании Flexis. — Интеграция с платформой OPTIMA-WorkFlow — важный шаг к этой цели».

В начале осени этого года компания Flexis объявила о выпуске новой версии платформы iDecide 1.2. Изменения коснулись как функциональных, так и дизайнерских решений. Одним из главных новшеств стало появление визуализации структуры заданий, которая позволит руководителю отслеживать, каким подчиненным и в какие сроки была поставлена та или иная задача, а также контролировать процесс выполнения поручений.

Подробнее...

Публикация документов на Microsoft SharePoint Server

При помощи данного компонента реализуется возможность публикации документов OPTIMA-WorkFlow в функциональные области (библиотеки документов) корпоративного портала, построенного на платформе Microsoft SharePoint Server.

Использование данного компонента позволяет сотрудникам, не являющимися пользователями OPTIMA-WorkFlow, ознакомиться на корпоративном портале с документами, размещенными в системе.

Полнотекстовый поиск документов с учетом морфологии

Данный компонент позволяет осуществлять полнотекстовый поиск по полям регистрационных карточек и содержимому документов, включая отсканированные образы документов с текстовым «слоем» с учетом морфологии русского языка.

ABBYY FineReader Scripting Edition для сканирования и распознавания документов

Программное обеспечение для поддержки программных и аппаратных средств сканирования и распознавания документов. Стоимость лицензий зависит от варианта установки (серверный или локальный), количества одновременно использующих данное ПО рабочих станций и количества сканируемым (распознаваемых) документов.

SAP Crystal Reports для разработки отчетности

Платформа OPTIMA-WorkFlow оснащена развитым инструментарием для разработки макетов различных форм отчетности, в том числе статистической и аналитической.

Отчеты проектируются во внешнем приложении — редакторе шаблонов отчетов SAP Crystal Reports, но сам генератор форм отчетности встроен в платформу OPTIMA-WorkFlow.

Шаблоны отчетов хранятся в системе, а сами отчеты генерируются по инициативе пользователей, имеющих соответствующие полномочия, непосредственно на их автоматизированных рабочих местах. Имеется механизм параметрической настройки критериев для выполнения выборки данных, включаемых в отчет.

Типовые решения

Типовые решения на платформе OPTIMA-WorkFlow представляют собой преднастроенные процессы, регистрационные карточки документов и отчеты, дополнительные компоненты платформы, а также инструкции для пользователей и эксплуатационного персонала.

Вы можете заказать услуги по внедрению типового решения либо осуществить внедрение самостоятельно после прохождения специализированных курсов.

Делопроизводство

Решение «Делопроизводство» на платформе OPTIMA-WorkFlow предназначено для автоматизации функций ведения делопроизводства и обеспечивает обработку документов на протяжении всего жизненного цикла — от создания проекта документа до его списания в архив.

Подробнее...

Согласование договоров

Типовое решение «Согласование договоров» предназначено для гибкой автоматизации процесса согласования договоров, дополнительных соглашений и другой контрактной документации.

Решение содержит преднастроенный адаптируемый бизнес-процесс, регистрационные карточки документов, макеты форм отчетности и инструкций пользователей и эксплуатационного персонала.

Контроль исполнительской дисциплины

«Контроль исполнительской дисциплины» на платформе OPTIMA-WorkFlow — это полнофункциональное решение для автоматизации постановки и контроля исполнения поручений.

Подробнее...

Архив бумажных документов

Типовое решение «Архив бумажных документов» на платформе OPTIMA-WorkFlow предназначено для автоматизации деятельности архивных служб организации в соответствии с требованиями ЕГСДОУ, ВНИИДАД и Росархива.

Подробнее...

Электронный архив

Типовое решение «Электронный архив» на платформе OPTIMA-WorkFlow предназначено для организации и управления электронными архивами, библиотеками и базами знаний.

Решение содержит приложения для массового (потокового) сканирования, распознавания и привязки документов. Кроме того, оно может быть дополнено средствами публикации документов на корпоративном портале Microsoft SharePoint Server

Подробнее...

МФЦ — Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг

Информационная система приема заявок МФЦ (Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг) на платформе OPTIMA‑WorkFlow предназначена для автоматизации деятельности сотрудников МФЦ в части приема и обработки заявок клиентов (заявителей) — физических и юридических лиц.

Подробнее...