Бизнес-консалтинг в области управления документами
Optima software обладает более чем пятнадцатилетним опытом разработки и внедрения систем управления документами, а также проведения работ по реинжинирунгу бизнес-процессов организаций при переходе к безбумажной технологии работы. Наши заказчики — крупные государственные ведомства и коммерческие компании России, стран СНГ и Балтии.
Компания является членом Гильдии Управляющих Документацией, принимая активное участие в работе профессионального сообщества специалистов служб документационного обеспечения управления (ДОУ), в выработке предложений по развитию законодательной базы, совершенствованию методов управления документацией, унификации и стандартизации делопроизводства.
Располагая широкой отраслевой и технологической экспертизой и квалифицированным персоналом, Optima software предлагает это уникальный комплекс услуг по бизнес-консалтингу на всех этапах автоматизации процессов управления документами.
Бизнес-консалтинг в области управления документами (.pdf, 214 Кб)
Подготовка проекта
- Обследование бизнес-процессов управления документами и регламентирующих документов компании «как есть»
- Сбор и обобщение требований по совершенствованию бизнес-процессов
- Аудит существующих информационных систем
- Определение функциональных и технических требований к системе управления документами, выбор ключевых технологий
- Идентификация требований законодательства, относящихся к бизнес-процессам и информационным системам управления документами клиента
- Определение ключевых рисков, связанных с внедрением системы управления документами
Оценка предложений
- Определение и приоритезация критериев оценки ИТ-решений, их производителей и поставщиков
- Формирование «короткого списка» ИТ-решений и подрядчиков
- Запрос коммерческих предложений, организация демо-сессий и референс-визитов
- Планирование и бюджетирование проекта
- Подготовка конкурсной документации
- Организация и проведение тендеров
Поддержка на этапе реализации информационной системы
- Реинжиниринг бизнес-процессов, разработка регламентов и процедур с учетом автоматизации и перехода к безбумажному документообороту
- Аудит и контроль качества проектных решений
- Разработка и оптимизация форм отчетности
- Формирование матриц ролей и полномочий
- Разработка политики применения ЭЦП
- Разработка процедур миграции данных, интеграции и управления нормативно-справочной информацией (НСИ)
- Сбор и подготовка НСИ к загрузке в систему
- Разработка Программы и методики испытаний
- Тестирование и приемка системы и проектной документации
Организационные изменения и внедрение информационной системы
- Разработка должностных инструкций, пользовательских руководств
- и интерактивных видеокурсов
- Организация и проведение учебных семинаров, аттестация персонала
- Формирование службы поддержки (Service Desk)
- Подготовка маркетинговых и информационных материалов
- Организация и проведение мероприятий по информированию персонала
- Разработка схем мотивации, направленных на использование
- новых и отказ от применения старых практик работы с документами
- Периодическая оценка удовлетворенности пользователей
- Разработка рекомендаций по развитию системы