Разработка и внедрение систем управления документами

Optima software осуществляет разработку и внедрение систем управления документами на базе собственной платформы OPTIMA-WorkFlow, являющейся одним из лучших в своем классе российских программных продуктов для автоматизации функций документационного обеспечения управления в государственных ведомствах и коммерческих компаниях, в том числе с многоуровневой территориально-распределенной организационной структурой.

Внедрении типовых решений на платформе OPTIMA-WorkFlow

Вы можете заказать услуги по внедрению типового решения либо осуществить внедрение самостоятельно после прохождения специализированных курсов.

Проект по внедрению типового решения ориентирован на запуск системы в кратчайшие сроки (от 1 недели). Для решения этой задачи применяется специализированный подход, разработанный на основе опыта реализации аналогичных проектов.

До начала работ клиент передает исполнителю все исходные данные, необходимые для настройки типового решения, включая организационно-штатную структуру, значения справочников, распределение полномочий сотрудников в системе, списки пользователей и эксплуатационного персонала, которые будут проходить подготовку к работе с системой.

Серверное и клиентское аппаратное и общесистемное программное обеспечение должно быть подготовлено клиентом до момента развертывания типового решения.

В состав работ, выполняемых Optima software и партнерами по внедрению OPTIMA WorkFlow, при внедрении типовых решений входят:

• настройка СУБД, развертывание платформы OPTIMA-WorkFlow и установку типового решения на серверном оборудовании заказчика;
• настройка тестовой и продуктивной среды для эксплуатации решения;
• внесение в систему данных об организационно-штатной структуре, контрагентах, номенклатуре дел и другой нормативно-справочной информации;
• распределение прав доступа и полномочий в системе;
• подготовка группы ключевых пользователей и эксплуатационного персонала заказчика.

Степень адаптации типового решения определяется на этапе согласования договора на внедрение.

«Типовое решение как начало внедрения СЭД в компании», выступление на «ИНФОДОКУМ 2010» (.pdf, 663 Кб)

Реализация комплексных проектов создания систем управления документами

В ходе реализации комплексных проектов мы используем методологию, основанную на лучших российских и международных стандартах, а также собственном многолетнем опыте реализации комплексных проектов различного уровня. По желанию заказчика подходы к выполнению работ, отчетная документация и передаваемые результаты могут соответствовать требованиям ГОСТ 19 и 39 серий либо быть адаптированы с учетом методологии управления проектами, применяемой клиентом.

В большинстве случаев проект внедрения системы управления документами (СЭД) на платформе OPTIMA-WorkFlow включает в себя следующие этапы:

Обследование и разработка Технического задания

Этап включает в себя следующие основные работы:

• анализ существующей в организации нормативно-правовой базы и методических указаний в части документационного обеспечения управления;
• формализация требований руководства и ключевых пользователей заказчика к СЭД;
• формирование требований к методам и способам взаимодействия СЭД с внешними программными системами;
• разработка и согласование Технического задания на создание системы.

Ориентировочная длительность этапа — 1 месяц.

Проектирование и разработка

Этап включает в себя следующие основные работы:

• формирование структуры нормативно-справочной информации и первичное наполнение справочников Системы, настройка организационно-штатной структуры;
• настройка функциональных полномочий и прав доступа пользователей СЭД;
• разработка макетов регистрационных карточек документов, моделей бизнес-процессов, макетов форм отчетности;
• разработка сценариев для сервисов автоматической обработки информации;
• разработка программного обеспечения для взаимодействия СЭД с внешними системами;
• разработка пользовательской документации;
• подготовка ключевых пользователей и эксплуатационного персонала СЭД.

Ориентировочная длительность этапа — 2 месяца.

Ввод в действие

Этап включает в себя следующие основные работы:

• разработка эксплуатационной документации СЭД;
• разработка и согласование Программы и методики испытаний системы;
• проведение опытной эксплуатации и устранение замечаний;
• проведение приемочных испытаний СЭД;
• организация работы Службы поддержки пользователей СЭД;
• передача системы в промышленную эксплуатацию.

Ориентировочная длительность этапа — 1 – 2 месяца.